1. Home
  2. Medewerkers
  3. Instellingen
  4. Beheer producten

Beheer producten

In dit scherm kunt u definieren wat voor diensten u wilt leveren aan klanten. Deze definities noemen we producten. Om producten een beetje vloeiend door het systeem te laten berekenen kunt u bij producten per uur of per blok marges meegeven en de uren af laten ronden. De marge die u op kan geven is de tijd die verstreken moet zijn voordat het systeem start met berekenen. Deze marge is in minuten. Afronden gebeurt ook in minuten en uren kunnen afgerond worden naar beneden of naar boven. Ook kunt u sommige producten een kleur meegeven. Een kleur is handig voor uzelf, of voor planners en andere gebruikers, om aan te geven welke producten er in de grafiek getoond worden. Zo ziet u in een oogopslag om welk product het gaat. Zo houdt u een snel maar duidelijk overzicht in de getoonde grafieken.

Er zijn 6 soorten van rekenen, de zogenaamde rekenwijze.

Een product aanmaken

Om een product aan te maken kiest u voor de knop "Toevoegen". Deze is te vinden op de blauwe balk aan de rechterkant. Met deze knop wordt een nieuw scherm geopend waarin de instellingen en gegevens voor het product ingevuld kunnen worden. Als alle benodigde gegevens ingevuld zijn zal de knop "Toevoegen" onderaan het invulscherm actief worden en kunt u het product opslaan in het systeem.

Rekenwijze niet acteraf te wijzigen Bij het aanmaken van een product kunt u de rekenwijze van het product kiezen. Deze rekenwijze is later niet te wijzigen. Let bij het aanmaken van producten goed op of de rekenwijze voor het product juist staat ingesteld.
Alle variaties We kunnen niet alle mogelijkheden behandelen omdat er te veel variaties mogelijk zijn. We zijn ervan overtuigd dat u voor alle voorkomende situaties producten kunt aanmaken wat resulteert in 100% dekking bij facturatie. We streven er dan ook naar dat u 100% van de facturatie automatisch moet kunnen doen vanuit Hai Ho. Ook in combinatie met de groepsmodule als u wilt factureren op basis van daadwerkelijk genoten opvang.

Algemeen

U kunt boven in altijd de omschrijving en de prijzen vinden. Prijzen zijn geversioneerd. Dit houdt in dat u per periode aan kunt geven wat de prijs is.

Verwijderen Als u een product niet meer gebruikt zet dan het vinkje actief uit. Dit zorgt ervoor dat het niet meer toegevoegd kan worden bij de kinderen.

Bij een product kunt u de interne naam ook op de factuur gebruiken. Het is echter aan te raden om een specifieke beschrijving te maken voor vermelding op de factuur.

Soort opvang geeft aan waar het product voor gebruikt wordt. Dit regelt ook of het op de jaaropgave opgenomen wordt.

Geen/Niet tonen op jaar opgaaf
Het product wordt niet opgenomen op de jaaropgave.
Geen
Het product is niet declarabel bij de belasting dienst maar wordt wel op de financiele jaaropgave getoond.
Bso
Wordt opgenomen op de jaaropgave en is declarabel
Gastouderopvang
Wordt opgenomen op de jaaropgave en is declarabel
Kdv
Wordt opgenomen op de jaaropgave en is declarabel
Peuterspeelzaal
Wordt opgenomen op de jaaropgave en is niet declarabel
Tso
Wordt opgenomen op de jaaropgave en is niet declarabel

Prijzen

De prijzen kunnen voor periodes worden aangemaakt. Hierdoor kan het zijn dat u verschillende prijzen hebt die elk voor een andere periode gelden.

Als u een nieuwe prijs wilt invoeren kiest u voor toevoegen op de prijs details.

Indien er een eind datum van het laatste product is dan zal de volgende dag als volgende start datum genomen worden. Indien er geen eind datum is dan wordt deze gevraagd.

Na het kiezen van de datum kunt u de verdere gegevens invoeren.

Tot slot kiest u voor opslaan van het product.

Tijd gebonden producten

Bij een aantal rekenwijzen is het mogelijk deze te beperken op tijd en er een restant product aan te koppelen. Dit heeft als voordeel dat u bij het kind een aantal hoofdproducten kunt aangeven en de rest gekoppeld is aan het hoofdproduct.

Basis voor berekening

Producten kunt u op basis van verschillende planningen laten berekenen. Dat stelt u in bij "Basis voor berekening". Bij facturering op basis van planning kunt u het systeem de berekeningen op de volgende wijzen laten uitvoeren.

Flexibele opvang
Onder flexibele opvang wordt verstaan de opvang welke incidenteel van aard is en welke buiten de reguliere planning om is genoten. Als de leidster een kind toevoegt via de groepsmodule wordt dit altijd als flexibele opvang gezien daar de ouder met kind pas op de dag zelf wordt toegevoegd. Dit kan ook bij de planning worden aangegeven.
Daadwerkelijk aanwezig
Bij daadwerkelijk genoten opvang kijkt het systeem naar werkelijk genoten uren. Dit is alleen interessant als u de groepsmodule gebruikt. Deze registreert automatisch start- en eindtijden.
Gepland
Bij gepland kijkt het systeem naar wat er in het systeem gepland staat aan producten.
Allen
Deze zal alles factureren en geen onderscheid maken.
Gepland en werkelijk
Bij deze instelling zal het systeem geplande en werkelijke gebeurtenissen en planitems samenvoegen tot 1 blok en dit factureren.
Gepland en incident
Deze optie zorgt ervoor dat het systeem alle gebeurtenissen welke als incident gepland staan zal behandelen als reguliere gebeurtenis.
Een restantproduct kan handig zijn wanneer u besluit een boetebeleid te voeren voor ouders welke stelselmatig hun kind te laat ophalen. Op het moment dat een kind buiten de afgesproken tijd ingeklokt is zal automatisch het restantproduct ingezet worden bij het factureren.

Vast voor opvang

"Vast voor opvang" lijkt veel op het productsoort "Maandelijks vast", echter dit product is bedoeld voor het factureren via middeling. Hierbij krijgen de ouders een vast bedrag per maand gefactureerd. Dit betekent dat er zonder afwijkingen geen schommelingen in de prijs per maand zijn.

Voor Bso zijn hier twee manieren van het reserveren voor vakantie opvang opgenomen. U kunt bij een product aangeven dat er afwijkende tijden in de vakantie gelden. U kunt echter ook een speciaal product opnemen en dat markeren als reserveren voor vakantie opvang.

Vast voor opvang

Vast voor opvang wordt niet op basis van een type berekend. Wel worden alle geplande tijden door dit product vastgelegd. Natuurlijk alleen de tijden die vallen tussen de tijden die bij het product zijn aangegeven.

De aantal producten die gefactureerd moeten worden kunt op twee manieren regelen. Door het aantal in te geven bij het kind of via de dagen waarop het product geldt aan te geven. Bij de contract gegevens van het kind kunt u de dagen aangeven waarop dit geldt. Dit wordt dan ook overgenomen als aantal. U moet hiervoor dan het vinkje bij "Volg dagen" aanzetten.

Per uur

U kunt per uur factureren door producten te maken met de rekenwijze ingesteld op "Per uur". Naast de marge en de afronding kunt u opgeven op basis van welke boeking dit berekent moet worden. Dit kan ingesteld worden op "Incidentele opvang", "Daadwerkelijk aanwezig", "Gepland", "Gepland en incidenteel", "Gepland en daadwerkelijk aanwezig" en "Alle vormen".

Per uur
Basis voor berekening Bij factureren per kunt eenvoudig factureren op basis van de planning of werkelijke aanwezigheid. U kunt ook marges instellen zodat u geen 5 minuten gaat factureren.

Per blok

"Per blok" is een product waarbij bij facturatie gekeken wordt naar de blokken die zijn gedefinieerd. Blokken kunnen bestaan uit dagdelen, maar ook hele dagen. Als u korte en lange blokken definieert welke elkaar overlappen kunt een maximum/minimum tijd opgeven per blok. U kunt ook een minumum lengte instellen. Als u bijvoorbeeld wilt regelen dat een hele dag aleen wordt gefactureerd bij aanwezigheid/planning van minimaal 5 uur. Dit is ideaal zodat een korte ochtend en een lange ochtend goed te combineren zijn en om zo het verschil te kunnen laten detecteren door het systeem. Als u bij maximale/minimale lengte -1 of 0 invult wordt niet gekeken naar deze grens.

Per blok

Per daadwerkelijk item

"Per daadwerkelijk item" kunt u gebruiken voor het aanmaken van producten welke leidsters op incidentele basis boeken bij kinderen. Denk hierbij aan uitjes of het doorberekenen van verbruiksartikelen of genoten diensten. Er zijn 4 soorten.

Maaltijd
Hiermee stelt u in dat er bij het factureren gekeken word naar de gebeurtenissen welke vastgelegd worden door standaard actie maaltijd vanuit de groepsmodule. Zo hoeft de leidster geen extra acties te ondernemen en wordt het product automatisch gefactureerd. Maaltijden kunnen ook gefactueerd worden op basis van de planning.
Activiteit
Hiermee stelt u in dat er bij het factureren gekeken word naar de gebeurtenissen welke vastgelegd worden door standaard acties vanuit de groepsmodule. Zo hoeft de leidster geen extra akties de ondernemen en wordt het product automatisch gefactureerd. Activiteiten kunnen ook gefactueerd worden op basis van de planning.
Luier
Hiermee stelt u in dat er bij het factureren gekeken wordt naar de gebeurtenissen welke vastgelegd worden door standaard acties vanuit de groepsmodule. Zo hoeft de leidster geen extra acties de ondernemen en wordt het product automatisch gefactureerd.
Product
Bij deze keuze kunnen er individuele producten worden gefactureerd. Deze moeten wel door de leidster worden vastgelegd.

De acties maaltijd en luier registreren ook gebruiks artikelen. Deze flow dienen beiden 1 overeenkomstig product te hebben. Geldt voor alle kinderen kunt u gebruiken als het product toegepast moet worden op alle kinderen. U hoeft deze dan niet toe te voegen onder contract bij het kind.

Per daadwerkelijk item
Vastleggen De items kunnen via de groepsmodule eenvoudig vastgelegd worden door de leidsters. Deze vastgelegde items worden automatisch meegenomen in de facturatie.

Splitsen

Dit product kunt u toevoegen aan een kind als er twee gebruikers zijn die de kosten op zich nemen. Daarbij kunt u instellen of dit percentagegewijs dient te gaan of via een vast bedrag. Dit bedrag of deze percentage wordt berekend over de ingestelde eenheid. Ook kunt u opgeven wie de tweede gebruiker dient te worden die meedeelt in de kosten. Als u dit product koppelt aan een kind betekent dit dat de ouder en de tweede gebruiker ieder een factuur krijgen voor dat deel dat in het product staat ingesteld. Het bij het koppelen van het product opgegeven gedeelte geldt voor de ouder van het kind.

Splitsen
Splitsen Als u dit product koppelt aan een kind betekent dit dat de ouder en de tweede gebruiker ieder een factuur krijgen voor dat deel dat in het product staat ingesteld. Het bij het koppelen van het product opgegeven gedeelte geldt voor de ouder van het kind. De tweede gebruiker krijgt alleen een jaaropgave als volledig splitsen is geselecteerd.
Tweede ouder De tweede gebruiker mag alleen klant zijn als deze geen relatie heeft met het kind. Anders moet u later de facturatie gegeven onder details invoeren. Als de tweede gebruiker klant is en een relatie tot het kind dan zal er een tweede factuur voor die klant worden gegenereed.

Maandelijks vast

Deze rekenwijze hanteert een vaste prijs per product. Bij het factureren worden de eenheden vermenigvuldigd met de prijs van het product. Dit product zal altijd gespecificeerd per eenheid worden gefactureerd. Er bestaat geen start- en eindtijd voor dit product.

Maandelijks vast
Gebruiken voor "Maandelijks vast" is geschikt voor vast terugkerende kosten zoals een abonnement of een van te voren afgesproken basisprijs voor een product. Dus gebruik deze niet voor opvang uren. Producten op basis van deze rekenvorm worden nooit opgenomen op een jaaropgave.

Uren bundel

met dit product kunt u een bundel leveren. Hierbij betaalt de klant een vast prijs per maand en kan hij uren die hij overheeft een aantal maanden mee nemen.

Als een kind van bundel wist kunnen deze niet meegenomen worden. U kunt wel een aantal extra uren invoeren bij de uren bundel in de nieuwe periode bij het kind. Dit kunt u doen bij het bundel beheer.

Prijs wijzigen

U selecteerd het product waarvoor u de prijs wilt wijzigen.

Dan kiest u wijzigen.

U kunt nu een nieuwe prijs wilt invoeren door op toevoegen te klikken boven op de prijs details.

Indien er een eind datum van het laatste product is dan zal de volgende dag als volgende start datum genomen worden. Indien er geen eind datum is dan wordt deze gevraagd.

Na het kiezen van de datum kunt u de verdere gegevens invoeren.

Tot slot kiest u voor opslaan van het product.